ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟ الفوائد والميزات ونصائح التنفيذ

على مر السنين، تطورت عمليات الموارد البشرية بشكل كبير. فما كان يعتمد في السابق على الأعمال الورقية وجداول البيانات والتتبع اليدوي تحول الآن إلى أنظمة آلية توفر الوقت وتحسن الدقة وتدعم عملية اتخاذ القرار. 

تتحرك فرق الموارد البشرية في جميع أنحاء العالم نحو حلول أكثر ذكاءً تساعد في إدارة كل شيء بدءاً من سجلات الموظفين إلى كشوف المرتبات والمزايا والامتثال، كل ذلك في مكان واحد.

سنشرح في هذه المقالة ما هو نظام إدارة الموارد البشرية (نظام إدارة الموارد البشرية)، وسبب أهميته، والميزات والفوائد الرئيسية التي يقدمها.

ستجد أيضًا نصائح عملية لتنفيذها بسلاسة في مؤسستك. تأتي هذه الأفكار من خبرائنا في Yomly، وهي شركة حلول برمجيات رائدة في مجال الموارد البشرية وكشوف المرتبات تحظى بثقة الشركات في جميع أنحاء دول مجلس التعاون الخليجي ومنطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.

ما هو نظام إدارة الموارد البشرية؟ تعريف عملي

نظام إدارة الموارد البشرية أو نظام إدارة الموارد البشريةهو عبارة عن منصة رقمية تتيح للشركات إدارة عمليات الموارد البشرية من البداية إلى النهاية في مكان واحد. وهي تجمع بين وظائف الموارد البشرية المختلفة مثل سجلات الموظفين، وكشوف المرتبات، وتتبع الإجازات، والتوظيف، وإدارة الأداء، والامتثال في حل برمجي واحد.

بدلاً من استخدام أدوات منفصلة أو جداول بيانات يدوية، يمكن لفرق الموارد البشرية استخدام نظام إدارة الموارد البشرية لتركيز جميع بيانات الموظفين وأتمتة المهام الروتينية والحصول على رؤية أفضل لعمليات القوى العاملة. وهذا لا يوفر الوقت فحسب، بل يقلل أيضاً من الأخطاء ويحسن الامتثال ويتيح اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً من خلال رؤى في الوقت الفعلي.

بعبارات بسيطة، يعمل نظام إدارة الموارد البشرية بمثابة العمود الفقري لعمليات الموارد البشرية الحديثة، وهو مفيد بشكل خاص للفرق المتنامية التي تحتاج إلى أنظمة قابلة للتطوير وآمنة لإدارة الأفراد بكفاءة.

اطّلع على قائمة أفضل برامج الموارد البشرية للإمارات العربية المتحدة

الفوائد الرئيسية لاستخدام نظام إدارة الموارد البشرية

تتبنى الشركات المحلية والمغتربة في منطقة دول مجلس التعاون الخليجي (بما في ذلك الإمارات العربية المتحدة وقطر والبحرين) وخارجها بشكل متزايد منصات إدارة الموارد البشرية لتبسيط عمليات الموارد البشرية وترشيدها وتوسيع نطاقها. 

سواءً كان الأمر يتعلق بإدارة قوة عاملة متنامية أو ضمان الامتثال عبر الحدود، يساعد نظام إدارة الموارد البشرية فرق الموارد البشرية على الحفاظ على الكفاءة والتنظيم والاستعداد للمستقبل.

فيما يلي بعض الأسباب الرئيسية التي تدفع الشركات إلى التحول:

• إدارة بيانات الموظفين والوثائق بشكل مركزي
• معالجة أسرع وأدق لكشوف المرتبات
• التتبع الآلي للإجازات والحضور
• إدارة سهلة للامتثال المحلي وقوانين العمل
• دعم عمليات كشوف المرتبات متعددة البلدان
• تحسين الخدمة الذاتية للموظفين من خلال الوصول عبر الهاتف المحمول
• تحليلات وتقارير الموارد البشرية في الوقت الفعلي
• انسيابية في عملية الإلحاق بالخدمة وإيقافها
• تقليل العمل الإداري لفرق الموارد البشرية
• تعاون أفضل عبر فرق العمل الموزعة

والآن بعد أن فهمنا سبب اعتماد العديد من الشركات على منصات إدارة الموارد البشرية، دعونا نلقي نظرة فاحصة على الميزات الرئيسية التي تجعل نظام جيد لإدارة الموارد البشرية في دبي، الإمارات العربية المتحدة.

الميزات الأساسية لإدارة الموارد البشرية التي يجب البحث عنها

إن اختيار نظام إدارة الموارد البشرية المناسب يعني التأكد من أنه يتضمن الميزات الأساسية التي يحتاجها فريق الموارد البشرية لديك لإدارة المهام اليومية بسلاسة. سواء كنت شركة نامية أو مؤسسة كبيرة، فإن الميزات الصحيحة يمكن أن تحدث فرقاً كبيراً في الكفاءة والدقة.

فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها عند تقييم منصة إدارة الموارد البشرية.

1. قاعدة بيانات الموظفين

قاعدة بيانات الموظفين المركزية هي أساس أي نظام لإدارة الموارد البشرية. فهي تخزن جميع سجلات الموظفين بشكل آمن في مكان واحد، بما في ذلك التفاصيل الشخصية والأدوار الوظيفية وحالة التأشيرة والوثائق وشروط العقد. 

بالنسبة للشركات التي يديرها الوافدون في دول مجلس التعاون الخليجي ومنطقة الشرق الأوسط وشمال إفريقيا، فإن هذه الميزة مهمة. فهي تتيح سهولة تتبع الموظفين عبر الحدود، وتساعد في إدارة انتهاء صلاحية المستندات مثل الهوية الإماراتية أو تصاريح الإقامة، وتضمن الوصول السريع أثناء عمليات التدقيق. 

يمكنك تحديث السجلات في الوقت الفعلي، والتحكم في مستويات الوصول، ودمج البيانات عبر وحدات الرواتب والإجازات والأداء. وهذا يقلل من الأعمال الورقية، ويحافظ على دقة السجلات، ويوفر ساعات إدارية ثمينة.

2. وحدة كشوف المرتبات

يمكن أن تصبح إدارة كشوف المرتبات في العديد من البلدان معقدة، خاصةً مع وجود قواعد خاصة بالمنطقة مثل نظام حماية الأجور العالمي في الإمارات العربية المتحدة أو نظام التأمينات الحكومية في المملكة العربية السعودية. 

تتعامل وحدة الرواتب القوية مع حسابات الرواتب والخصومات والبدلات والقواعد الضريبية مع ضمان الامتثال الكامل للقوانين المحلية. كما أنها تدعم أيضاً عملات متعددة، ودورات الرواتب الخاصة بكل بلد، وأتمتة التقارير للبوابات الحكومية. 

بالنسبة للشركات العالمية التي تعمل في دول مجلس التعاون الخليجي، تعمل هذه الميزة على تبسيط كشوف المرتبات للموظفين المحليين والوافدين على حد سواء. كما أنها تتكامل مع أنظمة الحضور والإجازات بحيث تكون المدفوعات دقيقة دائماً. وبفضل الوصول القائم على الأدوار، يمكن لفرق الشؤون المالية وفرق الموارد البشرية التعاون بشكل أفضل دون أي ارتباك.

تقدم يوملي برنامج الرواتب الكامل حلول مصممة خصيصاً لتلبية احتياجات الشركات العاملة في الإمارات العربية المتحدة وقطر والبحرين ومنطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا بشكل عام. يمكنك احجز عرضاً تجريبياً مجاناً للتحقق من كيفية جعل عملية دفع الرواتب فعالة.

3. تتبع الحضور والوقت

يمثل تتبع ساعات عمل الموظفين والمناوبات والعمل الإضافي تحدياً كبيراً، خاصةً مع فرق العمل عن بُعد والمكاتب متعددة المواقع. يساعد نظام إدارة الموارد البشرية مع تتبع الحضور والوقت في تسجيل ساعات تسجيل الدخول والموقع وجداول المناوبات بشفافية كاملة. 

سواءً كان موظفوك يعملون في مكتب في دبي أو يعملون عن بُعد من قطر، يقوم النظام بتسجيل الحضور باستخدام الهاتف المحمول أو المقاييس الحيوية أو عبر الإنترنت. كما يساعد أيضاً في مراقبة حالات الوصول المتأخر، وتسجيل الخروج المبكر، واتجاهات الغياب. 

لا يؤدي ذلك إلى تحسين الانضباط فحسب، بل يضمن أيضًا معالجة الرواتب وتقييم الأداء بدقة. يمكن للشركات أيضًا تخصيص القواعد بناءً على السياسات المحلية والاحتياجات التشغيلية.

4. إدارة الإجازات

غالبًا ما تختلف سياسات الإجازات بين البلدان، ويؤدي التعامل مع ذلك يدويًا إلى زيادة الأخطاء. يسهّل نظام إدارة الموارد البشرية المزوّد بالإدارة الآلية للإجازات تحديد سياسات الإجازات السنوية والإجازات المرضية والعطلات الرسمية وأنواع الإجازات الخاصة وإدارتها. 

يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على إجازة من خلال تطبيق الهاتف المحمول أو بوابة الويب، ويمكن للمديرين الموافقة أو الرفض بنقرة واحدة. بالنسبة للفرق ذات العمالة الوافدة، يمكن أيضاً تتبع الإجازات الخاصة مثل السفر أو تجديد التأشيرة. 

يحافظ النظام على مزامنة كل شيء مع كشوف المرتبات ويضمن الامتثال المحلي. كما أنه يقلل من رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ويساعد الموارد البشرية على الاحتفاظ بسجلات الإجازات دون عناء.

5. إدارة الأداء

تساعد ميزة إدارة الأداء القوية في تتبع الأهداف وإجراء المراجعات والتخطيط للتطوير لكل موظف. وهي تتيح لفرق الموارد البشرية والمديرين تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية، ومراقبة التقدم المحرز، وجمع الملاحظات من الزملاء وقادة الفرق. 

بالنسبة للفرق متعددة الجنسيات في جميع أنحاء دول مجلس التعاون الخليجي والشرق الأوسط وشمال إفريقيا، فإن هذا يوفر هيكلاً واتساقاً في تتبع الأداء. يمكنك إعداد دورات ربع سنوية أو سنوية، وتمكين التغذية الراجعة من 360 درجة، وتتبع النتائج في لوحات المعلومات. وهذا يجعل من السهل تحديد أصحاب الأداء المتميز، والتخطيط للترقيات، ودعم النمو الوظيفي. كما أنه يعمل على مواءمة جهود الموظفين مع أهداف العمل، وهو أمر مهم بشكل خاص للفرق سريعة التوسع في المنطقة.

6. الإلحاق بالخدمة وإيقافها

يجعل نظام إدارة الموارد البشرية عملية التأهيل أكثر سلاسة من خلال أتمتة مهام مثل جمع المستندات، وإعداد الوصول، وجداول التدريب، والإقرار بالسياسات. بالنسبة للشركات في الإمارات العربية المتحدة أو المملكة العربية السعودية التي تقوم بتعيين موظفين وافدين أو موظفين منتقلين من مكان عملهم، يضمن ذلك عدم تفويت أي شيء. 

يمكن للنظام تشغيل التذكيرات وتتبع التقدم المحرز وتعيين المهام عبر الأقسام. ولا يقل نظام إدارة الموارد البشرية أهمية عن ذلك، حيث يتعامل نظام إدارة الموارد البشرية مع قوائم مراجعة التسليم، ومقابلات الخروج، والتسويات النهائية. كما أنه يقوم بإلغاء الوصول إلى الأنظمة بشكل آمن. 

يضمن أتمتة هذه الخطوات الامتثال ويقلل من وقت الإدارة ويحسن تجربة كل من الموظفين الجدد والموظفين الخارجين.

7. تقارير وتحليلات الموارد البشرية

الرؤى المدعومة بالبيانات هي المفتاح للمؤسسات المتنامية. تقدم منصات إدارة الموارد البشرية تقارير مدمجة ولوحات معلومات تحليلية لتتبع المقاييس مثل عدد الموظفين والاستنزاف واتجاهات الإجازات وتكاليف الرواتب وغيرها. بالنسبة للشركات، يساعد ذلك في تحديد أنماط القوى العاملة حسب المنطقة أو القسم أو الجنسية. 

يمكنك أيضًا إنشاء تقارير للتدقيق التنظيمي واجتماعات مجلس الإدارة والمراجعات الداخلية. إن القدرة على تصفية البيانات، ومقارنة الاتجاهات، وتصدير التقارير تمنح قادة الموارد البشرية تحكمًا ورؤية أفضل. 

تدعم هذه الرؤى القرارات الاستراتيجية مثل خطط التوظيف، وتحديثات السياسات، وتوقعات الميزانية، وكل ذلك بناءً على بيانات في الوقت الفعلي.

اقرأ أيضًا مقالنا عن تحليلات الأشخاص وفوائدها

8. بوابة الخدمة الذاتية

تتيح بوابة الخدمة الذاتية للموظفين إدارة العديد من مهام الموارد البشرية بأنفسهم، دون الحاجة إلى التواصل مع قسم الموارد البشرية لكل طلب. ويمكنهم تحديث المعلومات الشخصية، وعرض كشوف الرواتب، والتقدم بطلب للحصول على إجازة، والتحقق من سجلات الحضور، وتتبع أهداف الأداء، كل ذلك من لوحة تحكم واحدة. 

يعمل ذلك على تحسين الشفافية وتوفير الوقت وتمكين الموظفين من الوصول المباشر إلى بياناتهم. كما أنه يقلل من عبء العمل الإداري على فرق الموارد البشرية، مما يسمح لهم بالتركيز على مهام أكثر استراتيجية. كما تضيف البوابة الملائمة للأجهزة المحمولة مزيداً من الراحة، مما يساعد الموظفين على البقاء على اتصال وإطلاع على المعلومات من أي مكان.

نصائح لتطبيق نظام إدارة الموارد البشرية في شركتك بنجاح

لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة ممكنة من الاستثمار في نظام إدارة الموارد البشرية، إليك بعض النصائح العملية لضمان تطبيق سلس وناجح في فرقك.

1. تحديد الأهداف والتحديات

قبل اختيار أو تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية، خذ وقتك في وضع قائمة بما تريد حله. 

هل تتطلع إلى تقليل الأخطاء اليدوية في كشوف المرتبات؟ 

هل تريد تتبعاً أفضل للإجازات أو مراجعات أفضل للأداء؟ 

حدد نقاط ضعفك الرئيسية والنتائج التي تتوقعها من النظام. 

يساعدك هذا في الحفاظ على تركيزك أثناء تقييم البائعين وإعدادهم. توجه الأهداف الواضحة أيضًا الجدول الزمني للتنفيذ وخطط التدريب ومقاييس النجاح. بدون هذا الوضوح، قد ينتهي الأمر بفريقك إلى استخدام جزء فقط من النظام أو تفويت ميزات رئيسية.

2. إشراك الإدارات الرئيسية

يجب أن يقود قسم الموارد البشرية عملية التنفيذ، ولكن من المهم إشراك فرق أخرى مثل الشؤون المالية وتكنولوجيا المعلومات والامتثال منذ البداية. حيث يمكنهم المساعدة في تحديد احتياجات التكامل، واقتراح تدفقات العمل العمل العملية، والإشارة إلى المخاطر في وقت مبكر. 

تضمن هذه المدخلات متعددة الوظائف ملاءمة النظام لأدواتك الحالية وعملياتك اليومية. على سبيل المثال، يمكن للشؤون المالية توجيه تخطيط الرواتب، بينما يمكن لتكنولوجيا المعلومات دعم أمن البيانات. يؤدي إشراك هذه الفرق أيضًا إلى زيادة التأييد، مما يجعل الاعتماد أسرع وأكثر سلاسة في جميع أنحاء المؤسسة.

3. اختر بائعاً يفهم القوانين المحلية

تختلف قوانين العمل وقواعد الرواتب ومتطلبات إعداد التقارير باختلاف البلدان. اختر موفر برامج يبني نظامه مع وضع اللوائح المحلية في الاعتبار. هذا يوفر على فريقك مشاكل الامتثال أو الحلول اليدوية أو الحاجة إلى أدوات إضافية. اسأل البائع عما إذا كان النظام يدعم النظام المحلي عمليات كشوف المرتبات مثل الإمارات العربية المتحدة، مخططات حماية الأجور, حسابات الإكرامياتوالقواعد الضريبية الخاصة بكل بلد. كما يجب أن يظل البائع الجيد محدثاً مع تغير القوانين ويدفع التحديثات في الوقت المناسب في النظام دون إضافة عمل إضافي لفريقك.

4. تدريب الموارد البشرية والموظفين

حتى أفضل نظام لإدارة الموارد البشرية لن يساعدك إذا كان فريقك لا يعرف كيفية استخدامه. خطط لدورات تدريبية عملية لكل من موظفي الموارد البشرية والموظفين. تحتاج فرق الموارد البشرية إلى معرفة كيفية إدارة سير العمل وتشغيل التقارير وحل المشكلات. 

يجب تدريب الموظفين على ميزات الخدمة الذاتية مثل عرض كشوف المرتبات أو التقدم بطلب للحصول على إجازة أو تحديث المعلومات الشخصية. استخدم الأدلة القصيرة ومقاطع الفيديو والنصائح داخل النظام لتسهيل التعلم. يضمن التدريب الجيد تقليل الأخطاء وبناء الثقة في استخدام النظام الأساسي يومياً.

5. رصد التبني وجمع الملاحظات

بعد بدء التشغيل، تتبع مدى جودة استخدام النظام. هل يقوم الموظفون بتسجيل الدخول بانتظام؟ هل تستخدم فرق الموارد البشرية تدفقات العمل الآلية أم تعتمد على الخطوات اليدوية؟ انظر إلى تقارير الاستخدام واطلب ملاحظات مباشرة من الأقسام المختلفة. 

قم بإعداد عمليات تحقق أو استبيانات قصيرة خلال الأشهر القليلة الأولى. يساعد ذلك في تحديد ما الذي يعمل وأين يتعثر المستخدمون. تعمل معالجة الملاحظات بسرعة على تحسين التبني وزيادة الرضا وضمان أن يقدم النظام قيمة حقيقية مع مرور الوقت.

الأسئلة المتداولة

1. ما الفرق بين نظام إدارة الموارد البشرية ونظام معلومات الموارد البشرية؟

غالبًا ما يتم استخدام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) ونظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) بالتبادل، ولكن هناك فرق بسيط. يركز نظام معلومات الموارد البشرية بشكل أساسي على تخزين وإدارة بيانات الموظفين مثل المسميات الوظيفية والرواتب والتفاصيل الشخصية. أما نظام إدارة الموارد البشرية فيشمل كل ذلك بالإضافة إلى أدوات إضافية لكشوف الرواتب وتتبع الإجازات وإدارة الأداء وغير ذلك. باختصار، يعد نظام إدارة الموارد البشرية حلاً أكثر اكتمالاً يغطي وظائف الموارد البشرية الإدارية والاستراتيجية.

2. هل يمكن أن يعمل نظام إدارة الموارد البشرية مع الشركات التي لديها فرق عمل مغتربة؟

نعم، يمكن لنظام جيد لإدارة الموارد البشرية مثل Yomly أن يدعم بسهولة فرق العمل التي يعمل بها عدد كبير من المغتربين. فهو يتيح لك إدارة تفاصيل التأشيرات، وأنواع العقود، والمزايا المحلية والدولية، والقواعد الضريبية في مكان واحد. كما يساعد أيضاً في تتبع انتهاء صلاحية المستندات، وبيانات الانتقال، والبدلات الخاصة بالمنطقة. تدعم العديد من الأنظمة أيضاً العديد من اللغات والعملات المتعددة، مما يسهل إدارة القوى العاملة المتنوعة عبر المواقع.

3. هل من الممكن تخصيص سير عمل نظام إدارة الموارد البشرية؟

تسمح معظم الأنظمة الأساسية الحديثة لإدارة الموارد البشرية بتخصيص سير العمل بما يتناسب مع احتياجات شركتك. ويمكنك تخصيص سلاسل الموافقات وتنسيقات المستندات والإشعارات وسياسات الإجازات بناءً على القسم أو الدور أو الموقع. تساعدك هذه المرونة على مطابقة النظام مع عملياتك الداخلية بدلاً من إجبار فرقك على التكيف مع الخطوات الثابتة. تعمل عمليات سير العمل المخصصة أيضًا على تحسين السرعة وتقليل عمليات المتابعة اليدوية والحفاظ على توافق الجميع.

4. هل نظام إدارة الموارد البشرية آمن لتخزين بيانات الموظفين الحساسة؟

نعم، تتبع منصات إدارة الموارد البشرية الموثوقة معايير أمنية صارمة لحماية بيانات الموظفين. وهذا يشمل تشفير البيانات، والوصول المستند إلى الأدوار، والنسخ الاحتياطية المنتظمة، والامتثال لقوانين الخصوصية. يمكنك التحكم في من يطلع على البيانات ومراقبة سجلات الوصول. 

إذا تمت استضافتها على السحابة، فابحث عن بائعين حاصلين على شهادات ISO أو معايير أمنية مماثلة. وهذا يمنحك راحة البال بأن المعلومات الشخصية والمالية لفريقك في أيدٍ أمينة.

5. كم من الوقت يستغرق تنفيذ نظام إدارة الموارد البشرية عادة؟

يعتمد الجدول الزمني على حجم شركتك وعدد الوحدات التي تريد تنفيذها. بالنسبة للفرق الصغيرة والمتوسطة الحجم، يمكن أن يستغرق التنفيذ من أسبوعين إلى 6 أسابيع. قد تحتاج الشركات الأكبر حجماً ذات كشوف الرواتب المعقدة وسير العمل المخصص إلى شهرين إلى 3 أشهر. 

يمكن أن يساعد الطرح التدريجي، بدءاً بالوحدات النمطية الأساسية، في تسريع الأمور مع منح الفرق وقتاً للتكيف. كما يساعد اختيار بائع لديه دعم محلي في حل مشكلات الإعداد بشكل أسرع.